Похожие публикации

Обзор действующих учебно-методических комплектов по изобразительному искусству
Обзор
Авторскими коллективами различных российских издательств на основе примерных программ разработаны и опубликованы комплекты вариативных (авторских) про...полностью>>

Привлечение клиента без Вашего дальнейшего участия
Документ
Студия RipsRu – это разработка интернет сайтов от простых до самых сложных вариантов. За время своей работы студия выполнила десятки проектов по созда...полностью>>

Контрольная работа включает в себя следующие виды заданий: Контрольные тестовые задания
Документ
Обязательным элементом учебного процесса студентов вечернего факультета, обучающихся по направлению 080100.62 «Экономика» (профиль подготовки «Экономи...полностью>>

Контрольная работа включает в себя следующие виды заданий: Контрольные тестовые задания
Документ
Обязательным элементом учебного процесса студентов вечернего факультета, обучающихся по направлению 080100.62 «Экономика» (профиль подготовки «Экономи...полностью>>



Учебное пособие предназначено для студентов имтп, а также может быть использовано при самостоятельном освоении современного программного обеспечения. Оглавление


Заикин И.А., Учебное пособие «Основы работы в Access», 2003

ОСНОВЫ РАБОТЫ В ACCESS 2000

Учебное пособие

2003 г.

Учебное пособие разработано ведущим специалистом учебно-методического отдела по информационным технологиям Заикиным И.А.

В учебном пособии изложены основы работы в системе управления реляционными базами данных (СУБД) Access 2000. В пособии приведен обширный дидактический материал (теоретические положения, практические примеры, комплекс базовых упражнений) для практического освоения СУБД Access 2000.

Учебное пособие предназначено для студентов ИМТП, а также может быть использовано при самостоятельном освоении современного программного обеспечения.

ОГЛАВЛЕНИЕ

Основные сведения об Access 2000. 2

Иванов Николай 1.12.80 да 9

Петров Семен 3.1.85 нет 9

Код модели 11

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 35


Основные сведения об Access 2000.

Microsoft Access – идеальное средство для создания баз данных неопытными пользователями. Опытным же работа с Access дает возможность «вытворять» все, что душе заблагорассудится. Именно благодаря таким качествам этот офисный компонент прочно занял свое место на миллионах компьютеров во всем мире.

Новая версия Access вместе с другими составляющими Microsoft Office тяготеет к Web, что не замедлило сказаться на арсенале инструментов среды. В Acces 2000 есть HTML- странички, позволяющие обращаться к данным с помощью браузера, причем простое подключение Web-страницы к источнику данных обеспечивает специальный мастер. Множество небольших расширений и дополнений также делают свою незаметную, но полезную работу. Основным остался один недостаток – это высокие требования к системным ресурсам. Будьте готовы добавить оперативной памяти и поставить процессор помощнее.

Но, несмотря на кажущуюся простоту, все-таки Access достаточно сложный и не совсем интуитивно понятный продукт и, я надеюсь, что вы уже имели дело с электронными таблицами Excel. В Access основным объектом является таблица, но вместе с тем таблицы баз данных резко отличаются от любой электронной таблицы, прежде всего тем, что в таблице баз данных существует требование ТИПИЗАЦИИ ПОЛЕЙ.

Access является многофункциональной системой и овладеть её возможностями можно только при решении практических задач. Поэтому лучше всего иметь под рукой компьютер при чтении данного пособия.

Основные достоинства электронных баз данных: в большом объеме информации легко найти необходимые вам данные, удобно изменять и редактировать данные и возможен обмен информацией с другими базами данных.

Знания и навыки, приобретенные вами при освоении СУБД Access, найдут применение в вашей деятельности.

1. Основные понятия при работе с Access.

1.1. Базы данных (БД).

БД – это инструмент для хранения и организации информации (примерами могут служить записная книжка, справочники и словари и т.д).

БД включает в себя набор файлов данных, доступ к которым организован через Систему Управления Базой Данных. На IBM – совместимых компьютерах используются СУБД MS ACCESS, Paradox, dBASE, Clarion, Clipper и Oracle.

1.2. Структура (БД).

В Access данные хранятся в виде таблиц.

уникальное имя

записи

уникальный номер поля

Таблицы состоят из рядов и колонок. Каждый ряд содержит информацию о конкретном предмете и называется запись, кроме этого ряд содержит один блок данных. В таблице вы видите две записи. Каждая запись должна иметь свой УНИКАЛЬНЫЙ НОМЕР. Access позволяет автоматически присваивать индивидуальный номер очередному блоку данных.

Каждая колонка в таблицах содержит одну категорию данных, которые называются ПОЛЯМИ. Сейчас в таблице три поля.

1.3. Файл данных.

Количество полей и их имена задаются при формировании структуры файла данных. При создании очередной записи вы можете заполнять поля в произвольном порядке. Некоторые поля можно оставить незаполненными.

Поле характеризуется своим именем, типом и значением ключа. С каждым типом поля связан дополнительный набор характеристик, таких как: размер поля, формат данных, признак индекса и т.д.

Главное, о чем нужно помнить, это:

  • при изменении номера записи имена полей сохраняются;

  • информация хранящаяся в этих полях-изменяется.

1.4. Типы полей.

Кроме имени любое поле характеризуется своим ТИПОМ. Тип поля определяет характер данных, которые могут заноситься в данное поле.

В Access 2000 используются поля девяти различных типов.

  • Поле типа Текстовый представляет собой строку, состоящую из букв, цифр, спецсимволов ( %&#=) и любых других печатных символов. Ширина текстового поля ограничена 255 позициями. (Примеры: имя и фамилия; название населенного пункта; название фирмы; номер телефона; номерной знак автомобиля)

  • Поле типа МЕМО содержит текст переменной длины и обычно слишком длинный, чтобы храниться в текстовом поле. Длина поля МЕМО ограничена 3200 символами. Поля МЕМО могут хранить буквы, числа, спецсимволы (такие как %,&,#,$,=) или любые печатные символы. В этих полях храняться тексты различных документов: аннотации, автобиография, различные справочные материалы и т.д.

  • Поля типа Числовой содержат произвольные числовые значения (целые или десятичные). Числовое поле лучше всего использовать, если вы хотите выполнять вычисления над значениями полей. Используйте текстовое поле, а не числовое, если вы хотите вводить скобки или тире (как в случае телефонных номеров).

  • Поля типа Дата/время содержат значения даты и времени в диапазоне от 100 до 9999 года.

  • В полях типа Денежный можно хранить числа с точность до 15 разрядов слева от десятичной точки и четырех разрядов справа от точки.

Отличием денежных полей от числовых является то, что при отображении они форматируются специальным образом. В денежных полях выделяются десятичные позиции сотых долей, тысяч, миллионов и знак валюты.

  • Поле Счётчик содержит число, которое автоматически увеличивается на 1, когда в таблицу добавляется новая запись. Включение в структуру таблицы поля типа Счётчик избавит вас от необходимости заботиться об идентификации каждой новой записи.

  • Поля типа Логический позволяют сохранить логические значения Да или Нет (ИСТИНА или ЛОЖЬ).

  • Поля объектов OLE содержат объекты, помещенные в вашу таблицу из других приложений Windows, которые поддерживают OLE (связывание и встраивание объектов). Размер поля может быть 128 Mb.

  • Поля типа гиперссылка – используются для перечисления адресов электронной почты или Web-адресов.

2. Основные типы объектов СУБД Access.

Ассess предоставляет большой выбор способов хранения, отображения и предоставления данных. Компоненты, которые используются для хранения и представления данных, называются ОБЪЕКТАМИ.

В системе Access существуют следующие объекты:

Таблица. Основным объектом БД является таблица. На основе таблиц создаются формы, запросы и отчеты. БД может включать несколько таблиц. Напр., в одной таблице хранятся сведения о клиентах, в другой – о заключении торговых договоров, в третьей – о расходах, налогах и затратах на развитие фирмы и т.д.

Форма. Иногда бывает удобно вводить и отображать данные, хранящиеся в отдельных записях. Формы позволяют видеть столько данных из таблицы, сколько вы пожелаете. При этом формат представления вы также можете выбрать по своему усмотрению. При работе с Формой вы видите те же данные, что и в таблице, но представленные в другом виде. Если вы редактируете данные в таблице, то Access обновляет соответствующую информацию в Форме.

Отчет. При работе с БД часто бывает нужно распечатать необходимую информацию. Access предоставляет мощные средства генерации отчетов. Вы можете сортировать и группировать записи, производить вычисления над полями, упорядочивать и представлять данные в любом формате.

Запрос в Access – это специально подготовленный вопрос об информации в БД. При помощи запросов вы можете: вести поиск или выбор данных в таблице; производить вычисления; вставлять, удалять, изменять и комбинировать данные в таблицах. Составляя запрос вы можете указать в нем: интересующие вас таблицы, поля, записи и необходимые преобразования данных. Вы можете использовать запросы для выполнения следующих операций: вставка новых записей, удаление записей, изменение значений, создание новых полей. Также с помощью запросов вы можете решать некоторые задачи, связанные с проведением вычислений над данными, хранящимися в Access-таблицах.

В Access используется два вида запросов: QBE-запрос (запрос по образцу) и SQL-запросы (структурированный язык запросов). При составлении QBE-запроса вы задаёте некоторый образец, в соответствии с которым Access должен представить вам результат. Вам достаточно указать интересующие таблицы и ввести образец данных, удовлетворяющих вашим условиям, Access выберет из таблиц те данные, которые соответствуют заданному образцу. С помощью структурированного языка запросов SQL вы можете создать сколь угодно сложных по структуре критериев и вычислений запросов. Этот же язык позволяет управлять обработкой запросов. SQL-запрос представляет собой последовательность инструкций. Замечание: для описания запросов нужен достаточный опыт работы в качестве программиста.

Макрос. При обработке больших объёмов данных часто приходится выполнять длинные последовательности операций. Макрос – это последовательность операций, записанных в виде инструкций на специальном языке. С помощью Макросов вы можете повысить эффективность общения с БД и сократить время обработки данных (особенно при выполнении часто повторяющейся последовательности операций).

Модуль – это совокупность процедур обработки информации, записанных на языке Access Basic.

3. Основные элементы Access.

3.1. Окно Access.

Программа Microsoft Access запускается также как и другие приложения MS Office. Для запуска выполните следующие действия:

  1. Щелкните на кнопке Пуск.

  2. В появившемся меню выберите пункт Программы.

  3. В следующем меню щелкните на Microsoft Access.

Другие способы запуска Access:

  1. Если на рабочем столе создан ярлык программы Access, , достаточно выполнить двойной щелчок по этому ярлыку (этот способ – самый быстрый).

  2. Если панель инструментов Microsoft Office высвечивается на экране вашего монитора, щелкните на кнопке

  3. Откройте меню кнопки Пуск и щелкните на пункте Создать документ Microsoft Office. Появится окно Создать документ Office. В этом окне щелкните на вкладке Общие и затем двойной щелчок на пиктограмме Новая база данных.

После этого откроется рабочее окно Access и появится начальный диалог (появления которого можно отключить).

Большинство элементов окна Access являются стандартными для Windows объектами. Строка меню по умолчанию расположена под строкой заголовка. Она содержит имена меню, в которые объединены по функциональному признаку команды и опции. Структура меню зависит от режима работы Access.

Программа имеет три основных режима работы:

  • режим конструктора, в котором создаются и модифицируются объекты БД;

  • режим запуска, в котором можно выполнять некоторые операции, не открывая БД;

  • режим выполнения, в котором отображаются некоторые операции.

Панели инструментов Access состоят главным образом из кнопок с пиктограммами, позволяющими определить назначение кнопок.

    1. Окно базы данных.

В окне БД систематизированы объекты БД, о которых говорилось ранее. Изначально окно новой БД является пустым. С окном БД можно выполнять те же операции, что и с любым окном Windows.

  1. Создание базы данных.

Прежде чем приступить к разработке БД, составьте план, чтобы в дальнейшем не пришлось тратить много времени на изменение структуры БД. Продуманная структура и правильно выбранный формат записей способствует эффективной работе с БД и позволяют быстро получать доступ к необходимой информации.

Возвратимся к начальному диалогу Access. Здесь предлагается либо создать новую базу, либо воспользоваться одной из готовой заготовки, либо открыть один из существующих файлов базы данных. Будем считать, что у нас нет готовой базы данных и поэтому создадим новую базу данных. Access может открыть только одну БД, в отличие от Excel и Word, когда одно приложение может открыть множество документов.

4.1. Создание новой БД.

Упражнение 1.

  1. При любом способе запуска Access нужно выбрать Новая база данных и щелкнуть мышкой. Далее Acceess предлагает в обязательном порядке сохранить БД на диске. В отличие от других документов файл БД должен уже присутствовать на диске, т.к. Access работает с файлом иначе, чем это делают другие программы MS Office.

  2. В качестве имени (по умолчанию) предлагается db1.mdb. Лучше не оставлять такие имена, т.к. они малоинформативны. Дадим базе имя BASA.

  3. Щелкните Создать.

На экране появится окно БД, в котором содержатся три ярлыка для создания новых таблиц.

Для создания новых таблиц используется режим конструктора, т.к. создание новой таблицы всегда начинается с создания её структуры !!!

4. Щелкните на кнопке или по .

Далее нам нужно обозначить поля и описать типы данных. Для примера пусть требуется хранить данные о сотрудниках: фамилия, имя, дата рождения и умение работать на компьютере.

5. Введем имена поля и выберем тип данных (имена поля лучше делать как можно короче). Ввод аналогичен как при работе с Excell.

1 запись – имя поля Fam, тип данных текстовый;

2 запись – имя поля Im, тип данных текстовый;

3 запись – имя поля Drod, тип данных дата/время (для выбора щелкнуть по);

4 запись – имя поля Pc, тип данных логический (т.к. нужно выбрать да или нет).

Вот так мы описали структуру нашей таблицы из четырех полей. Теперь мы обязаны её сохранить.

6. Щелкнем по кнопке на панели инструментов . В появившемся окне введем имя таблицы People.

На экране должна быть следующая картинка:

7. Нажмите кнопку ОК. При создании таблицы Access предлагает нам задать ключевые поля. Давайте договоримся каждый раз, когда без нашего ведома нам будет предлагаться задание ключевых полей, будем отвечать Нет. (О ключевых полях написано будет ниже).

8. С этого момента таблицу можно переводить в режим таблицы. Для этого щелкните мышкой по на панели инструментов. Т.к. мы описали только структуру, но не вводили никаких данных , то таблица пуста.

9. Далее будем вводить данные. Для этого используйте клавиши Tab,  или мышку.

Иванов Николай 1.12.80 да