Похожие публикации

Технология приготовления пищи (8 часов)
Документ
Освоение приемов работы с приспособлениями к швейной машине, на специальной краеобметочной швейной машине, влажно-тепловые работы. Изучение инструкций...полностью>>

Психологи-ческие аспекты управления (Иванов А. И.)
Документ
Н.) ФИНАНСОВЫЙ УЧЕТ (Власова И.А.) ФИНАНСОВОЕ ПРАВО (Тиунова Н.В.) 1 .40 – 14.00 ПСИХОЛОГИ-ЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ УПРАВЛЕНИЯ (Иванов А.И.) ОСНОВЫ ЛОГИСТИКИ (Е...полностью>>

Органиграмма годового плана гу «гимназия №3 для одаренных детей» г павлодара на 2013-2014 уч год i теория целевая программа
Документ
Проведение общешкольных мероприятий на 3-х языках. Сборник КОЗов и ЦОРов по языковым предметам Общешколь ная тема Казахстанский гимназический идеал Фу...полностью>>

Рабочая программа курса «Эконометрика» основной образовательной программы подготовки специалистов по специальности 080801 «Прикладная информатика (в экономике)» Форма обучения очная
Рабочая программа курса
Сегодня деятельность в любой области экономики (управлении, финансово-кредитной сфере, маркетинге, учете, аудите) требует от специалиста применения со...полностью>>



Требования к содержанию и оформлению положений о структурных подразделениях


Министерство образования и науки Российской Федерации

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования

«Тамбовский государственный технический университет»

С т а н д а р т о р г а н и з а ц и и

СТO ФГБОУ ВПО «ТГТУ» 08-2013

ВЗАМЕН СТП ТГТУ 01-В4.1-03-2005

ТРЕБОВАНИЯ К СОДЕРЖАНИЮ И

ОФОРМЛЕНИЮ ПОЛОЖЕНИЙ О СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯХ

Тамбов 2013

Предисловие

Цели и принципы стандартизации в РФ установлены Федеральным законом от 27 декабря 2002 г. №184-ФЗ «О техническом регулировании», а правила применения стандартов организации в РФ- ГОСТ Р 1.4-2004 «Стандартизация в РФ. Стандарт организации. Общие положения».

  1. Разработан И ВНЕСЕН Отделом менеджмента качества Федерального государственного бюджетного образовательного учреждения высшего профессионального образования «Тамбовский государственный технический университет»

2. УТВЕРЖДЕН И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ Приказом ректора ФГБОУ ВПО «ТГТУ» № 280-04 от «28» октября 2013г.

3 ВВЕДЕН ВЗАМЕН СТП ТГТУ 01-В4.1-03-2005

Содержание

1. ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ……………………………………………….

4

2. НОРМАТИВНЫЕ ССЫЛКИ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ………………………

4

3. ОБЩИЕ ПОЛОЖНИЯ…………………………………………………...

5

4. СОДЕРЖАНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ПОЛОЖЕНИЙ О ПОДРАЗДЕЛЕНИЯХ…………………………………………………….……………..

6

5. ПОРЯДОК РАЗРАБОТКИ, СОГЛАСОВАНИЯ И УТВЕРЖДЕНИЯ ПОЛОЖЕНИЙ О ПОДРАЗДЕЛЕНХ……………………………………

9

6. ПОРЯДОК ВВЕДЕНИЯ В ДЕЙСТВИЕ, ВНЕСЕНИЯ ИЗМЕНЕНИЙ И ХРАНЕНИЯ ПОЛОЖЕНИЙ О ПОДРАЗДЕЛЕНИЯХ…………...……..

10

7. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ…………………………………………….………

12

Приложение А – Библиография…………………………………………….

14

Приложение Б – Формуляр положения о подразделении…………………

15

1 ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ

Настоящий стандарт устанавливает порядок разработки, согласования, утверждения и изменения положений о подразделениях Федерального государственного бюджетного образовательного учреждения высшего профессионального образования «Тамбовский государственный технический университет» (далее ФГБОУ ВПО «ТГТУ»), а также требования к их содержанию и оформлению. Стандарт распространяется на деятельность всех подразделений университета.

2 НОРМАТИВНЫЕ ССЫЛКИ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ

2.1 В настоящем стандарте использованы ссылки на следующие документы:

- СТП ТГТУ 01-В4.1-01-2003 Система менеджмента качества. Управление документацией и данными СМК;

- СТП ТГТУ 01-В4.1-02-2003 Система менеджмента качества. Стандарт предприятия. Общие требования.

2.2 Структурное подразделение (управление, отдел, институт, кафедра и т.д.) – элемент организационной структуры университета, выполняющий четко определенные функции в учебной, хозяйственной деятельности, сформированный на основании утвержденного штатного расписания и находящийся в непосредственном подчинении ректора ФГБОУ ВПО «ТГТУ», проректоров по видам деятельности, руководителей структурных подразделений.

2.3 Положение о структурном подразделении – документ, регламентирующий деятельность и определяющий статус, внутреннюю организацию и назначение структурного подразделения.

3 ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

    1. Положения о подразделениях разрабатываются с целью организационно-правового закрепления за структурными подразделениями ФГБОУ ВПО «ТГТУ» функций управления.

Положения разрабатываются для всех структурных подразделений.

    1. Положения о подразделениях должны разрабатываться с учетом законодательства Российской Федерации, действующих организационно-распорядительных и нормативных документов, регламентирующих деятельность ФГБОУ ВПО «ТГТУ», и в соответствии с настоящим стандартом организации.

    2. Положение о подразделении является документом ФГБОУ ВПО «ТГТУ» и выполняет организационную и регламентирующую роль.

    3. Положения о подразделениях являются основанием для разработки (корректировки) должностных инструкций руководителями подразделений.

    4. Разработку, согласование с заинтересованными должностными лицами, утверждение у ректора университета положений о подразделениях и внесение в них изменений осуществляют руководители структурных подразделений.

    5. Положения о подразделениях разрабатываются на основе:

– четко сформулированных основных задач и функций подразделения в составе организационной структуры ФГБОУ ВПО «ТГТУ»;

– работ, выполняемых подразделением, и обязанностей руководителя подразделения в соответствии с положениями действующих классификаторов должностей служащих и рекомендациями квалификационных справочников должностей руководителей, специалистов и служащих;

– документации СМК, относящейся к деятельности подразделения.

    1. При разработке Положений о подразделениях рекомендуется:

– каждое предложение при описании функций, работ, обязанностей начинать с глагола в настоящем времени (например: осуществляет, проводит, обеспечивает, разрабатывает, предоставляет и т.п.);

– придерживаться краткого стиля изложения с минимальным количеством сложных предложений.

4 СОДЕРЖАНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ПОЛОЖЕНИЙ О ПОДРАЗДЕЛЕНИЯХ

    1. Положения о подразделениях ФГБОУ ВПО «ТГТУ» должны включать следующие разделы:

  • общие положения;

  • основные задачи;

  • организационная структура;

  • функции;

  • информация и взаимодействие;

  • права подразделения;

  • ответственность подразделения;

    1. В разделе «Общие положения» необходимо указать:

  • полное наименование и административную подчиненность подразделений в соответствии со структурой ФГБОУ ВПО «ТГТУ»;

  • порядок планирования и отчетности.

    1. В разделе «Основные задачи» необходимо раскрыть целевое назначение подразделения в системе управления ФГБОУ ВПО «ТГТУ».

    2. В разделе «Организационная структура» необходимо перечислить структурные звенья, из которых состоит подразделение, и кратко описать структуру.

К структурным звеньям относятся бюро, секторы, группы, центры, лаборатории и т.д. входящие в состав подразделения, а также отдельные работники, непосредственно подчиненные руководителю подразделения.

В разделе «Организационная структура» приводится «Схема подчиненности» (приложение 1 в формуляре положения о подразделении).

В «Схеме подчиненности» следует отразить в графической форме:

  • организационный состав подразделения с указанием его структурных звеньев и их подчиненности;

  • связи административного подчинения данного подразделения и связи его функционального подчинения (при наличии такового).

Схему подчиненности необходимо оформлять на отдельном листе формата А4 с применением следующих условных обозначений:

  • сплошными линиями – связи административного подчинения;

  • пунктирными линиями – связи функционального подчинения;

  • прямоугольником с двойными линиями – должность руководителя подразделения;

  • прямоугольниками – структурные звенья подразделения и должности работников, непосредственно подчиненных руководителю подразделения.

Наименования структурных звеньев и должностей должны точно соответствовать наименованиям, установленным в штатном расписании, выписка из которого без указания должностных окладов приводится в приложении 2 к формуляру положения о подразделении.

    1. В разделе «Функции» перечисляются основные действия или виды работ, которые должно выполнять подразделение для решения поставленных перед ним задач.

Функции подразделения следует излагать в разрезе структурных звеньев, согласно разделу «Организационная структура».

В случае отсутствия в подразделении структурных звеньев, его функции необходимо излагать в порядке значимости.

    1. В разделе «Информация и взаимодействие» перечисляются подразделения ФГБОУ ВПО «ТГТУ» и основные внешние организации, с которыми взаимодействует данное подразделение и обменивается информацией, указываются виды и порядок получения и представления информации, необходимой для осуществления деятельности, в том числе в системе менеджмента качества.

Информация предоставляется в виде таблицы.

При описании раздела «Информация и взаимодействие» необходимо помнить о том, что подразделение не может работать само на себя, т.е. по каждой функции должна быть исходящая информация.

    1. В разделе «Права» необходимо указать принадлежащие подразделению права, связанные с его деятельностью. Здесь приводится перечень, как общих прав подразделения, так и специальных прав подразделения, которые зависят от его функций и задач.

    2. В разделе «Ответственность» следует указать ответственность работников структурного подразделения за: своевременность и качество выполняемых работ, документов; состояние трудовой и производственной дисциплины, сохранность оборудования и других материальных ценностей; достоверность информации, выдаваемой подразделением; использование информации работниками подразделения строго в служебных целях; соблюдение норм и правил охраны труда и правил безопасности.

Также в данном разделе необходимо указать, какие из функций подразделения переданы его руководителем в обязанности подчиненным работникам, или сделать ссылку на их должностные инструкции (приложение 3 к формуляру положения о подразделении).

В зависимости от количества специалистов, работающих в подразделении, один человек может быть ответственным за несколько функций

4.9 Положение о подразделении необходимо оформлять, в соответствии с «Формуляром положения о подразделении», приведенного в Приложении Б.

5. ПОРЯДОК РАЗРАБОТКИ, СОГЛАСОВАНИЯ И УТВЕРЖДЕНИЯ ПОЛОЖЕНИЙ О ПОДРАЗДЕЛЕНИЯХ

    1. Основанием для разработки Положения о структурном подразделении является приказ ректора.

    2. Методическое руководство разработкой положений о подразделениях осуществляет начальник отдела менеджмента качества.

    3. Положение о подразделении разрабатывается руководителем подразделения с учетом требований настоящего стандарта.

    4. Положение о подразделении подписывается его разработчиком и согласовывается с начальником финансово-экономического управления, начальником управления кадровой политики, начальником управления правового обеспечения, делопроизводства и менеджмента качества, с проректором по виду деятельности, с представителем руководства по качеству.

Необходимость согласования с другими должностными лицами определяет разработчик положения.

    1. Положения о подразделениях утверждаются ректором ФГБОУ ВПО «ТГТУ».

    2. После утверждения положения о подразделении его руководитель вносит, при необходимости, изменения в должностные инструкции работников.

6. ПОРЯДОК ВВЕДЕНИЯ В ДЕЙСТВИЕ, ВНЕСЕНИЯ ИЗМЕНЕНИЙ И ХРАНЕНИЯ ПОЛОЖЕНИЙ О ПОДРАЗДЕЛЕНИЯХ

    1. Утвержденный ректором университета подлинный экземпляр положения о подразделении руководитель подразделения передает начальнику отдела менеджмента качества для постановки грифа «КОНТРОЛЬНЫЙ ЭКЗЕМПЛЯР».

    2. Утвержденный экземпляр начальник отдела менеджмента качества идентифицирует грифом «КОНТРОЛЬНЫЙ ЭКЗЕМПЛЯР» и передает на хранение в общий отдел делопроизводства.

6.3 Руководители структурных подразделений делают необходимое количество копий Положения о подразделении для рассылки в другие подразделения (работникам университета) по мере требования.

Руководители структурных подразделений все копии Положений направляют в отдел менеджмента качества для учета каждой копии.

Учтенные экземпляры (копии) Положений начальник отдела менеджмента качества нумерует и идентифицирует грифом «УЧТЕННЫЙ ЭКЗЕМПЛЯР». Исходя из сведений предоставляемых руководителями подразделений, начальник отдела менеджмента качества документально отслеживает пункт назначения (наименование структурного подразделения и/или наименование должности работника университета) каждого учтенного экземпляра (каждой копии) посредством внесения записи в список рассылки контрольного экземпляра Положения о подразделении и передает руководителю структурного подразделения (разработчику) для рассылки.

6.4 Каждому вновь разрабатываемому Положению отделом менеджмента качества присваивается регистрационный номер, который указывают на титульном листе после наименования Положения.

Регистрационный номер имеет обозначение:

ПП(1) ХХХ(2) ХХ(3)

1 – положение о подразделении;

2 – порядковый номер Положения;

3 – две последние цифры года утверждения Положения.

    1. При поступлении на работу в структурное подразделение каждый работник знакомится с Положением в структурном подразделении, о чем руководитель данного подразделения ставит отметку в контрольном листе по охране труда, утвержденном приказом ректора от «28» октября 2013 № 280-04.

    2. По мере необходимости (изменение названия структурного подразделения, его структуры, подчиненности, должностей в подразделении, обязанностей, ответственности и полномочий руководителя и т.п.) в положения о подразделениях вносятся изменения.

Порядок согласования и утверждения изменений к положениям аналогичен порядку согласования и утверждения самих положений.

    1. Внесение изменений в контрольный экземпляр Положения о подразделении осуществляется руководителем общего отдела делопроизводства по предложению руководителя структурного подразделения путем замены листа и отметкой в Листе регистрации изменений.

Изменения необходимо внести во все разосланные учтенные экземпляры (копии) соответствующего положения о подразделении.

    1. Основанием для подготовки изменений могут быть служебные записки структурных подразделений, которые обосновывают необходимость внесения изменений, с резолюцией проректора по направлению деятельности, распоряжения ректора о внесении изменений в структуру организации, изменения процессов выполнения операций и т.д.

    2. Согласованная с ректором или проректором по направлению деятельности служебная записка передается начальнику общего отдела делопроизводства для внесения изменений в контрольный экземпляр Положения о подразделении.

    3. Пересмотр Положений о структурных подразделениях осуществляют руководители структурных подразделений аналогично порядку разработки документов. Периодичность пересмотра положений – 5 лет.

    4. Контрольный экземпляр отмененного документа начальник общего отдела делопроизводства передает начальнику отдела менеджмента качества, где Положение идентифицируется надписью «АННУЛИРОВАН». Аннулированный контрольный экземпляр остается на хранении в структурном подразделении. Срок хранения документа, оставленного для справочных целей – 3 года.

7 ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

    1. Управление настоящим стандартом осуществляется в соответствии со стандартом предприятия СТП ТГТУ 01-В4.1-01-2003.

    2. Ответственность за управление настоящим стандартом несет представитель руководства по качеству.

    3. Ответственность за разработку положений о структурных подразделениях в соответствии с требованиями настоящего стандарта и своевременный их пересмотр возложена на руководителей структурных подразделений.

    4. Ответственность за хранение и внесение изменений в контрольные экземпляры Положений о структурных подразделений возложена на начальника общего отдела делопроизводства.

    5. Ответственность за регистрацию, учет, и отмену учтенных экземпляров Положений о структурных подразделениях возложена на руководителей структурных подразделений.

    6. Стандарт рассылается всем структурным подразделениям ФГБОУ ВПО «ТГТУ».

Приложение А

(обязательное)

Библиография

[1]

СТП ТГТУ 01-В4.1-01-2003

Система менеджмента качества. Управление документацией и данными СМК.

[2]

СТП ТГТУ 01-В4.1-02-2003

Система менеджмента качества. Стандарт предприятия. Общие требования.

Приложение Б

(обязательное)

Формуляр Положения о подразделении

ФОРМА ПЕРВОЙ СТРАНИЦЫ ПОЛОЖЕНИЯ О

СТРУКТУРНОМ ПОДРАЗДЕЛЕНИИ ФГБОУ ВПО «ТГТУ»

Форма 0

Министерство образования и науки Российской Федерации

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования

«ТАМБОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ»

УТВЕРЖДАЮ:

Ректор ФГБОУ ВПО «ТГТУ»

______________ ___________

(подпись) (Ф.И.О.)

«_______» _______________ 20__г

(число) (месяц)


ПОЛОЖЕНИЕ

___________________________________________________

(наименование структурного подразделения)

ПП__________________________________

(регистрационный номер)

ТАМБОВ 2013

  1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

    1. ____________________________ является самостоятельным структурным подразделением

наименование подразделения

Федерального государственного бюджетного образовательного учреждения высшего профессионального образования «Тамбовский государственный технический университет» и подчиняется непосредственно __________________________________________

должность непосредственного руководителя

    1. ____________________________ в своей работе руководствуется действующим законодательством, государственными стандартами, нормативными документами и приказами ректора, документами системы менеджмента качества, а также настоящим Положением.

    2. ______________________________ возглавляется __________________________________ .

наименование подразделения должность руководителя подразделения

___________________________________ назначается на должность и освобождается от занимаемой должности приказом ректора ФГБОУ ВПО «ТГТУ». На должность ________________________________________ назначается лицо, имеющее должность непосредственного руководителя

высшее образование и стаж работы на инженерно-технических (и руководящих) должностях не менее пяти лет.

    1. В случае временного отсутствия __________________________________________________ должность непосредственного руководителя

его замещает __________________________________________.

должность работника

    1. Деятельность __________________________________________________________________

наименование подразделения

осуществляется в соответствии с планом работ, утвержденным вышестоящим руководителем.

  1. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ

    1. _______________________________________ осуществляет следующие основные задачи:

наименование подразделения

1

2

3

  1. ОРГАНИЗАЦИОННАЯ СТРУКТУРА

    1. _______________________________________ состоит из следующих структурных звеньев:

наименование подразделения

    1. Схема подчиненности (приложение 1):

    2. Выписки из штатного расписания (приложение 2)

  1. ФУНКЦИИ

Перечисляются общие функции подразделения и функции внутренних структурных звеньев.

п/п

Перечень функций

Документы регламентирующие функцию (устав, приказ, распоряжения и т.д.)

I Общие функции подразделений

1

2

n

II Функции внутренних структурных звеньев

1

2

n

  1. ИНФОРМАЦИЯ И ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ С ДРУГИМИ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯМИ

    1. ______________________________________________ взаимодействует

наименование подразделения

с другими структурными подразделениям ФГБОУ ВПО «ТГТУ» и внешними организациями при выполнении своих функций (Таблица 1).

Таблица 1

№ п/п

Функция структурного подразделения

Подразделение ФГБОУ ВПО «ТГТУ» или внешняя организация, участвующие во взаимодействии

Наименование поступаемой или передаваемой информации. Обозначение регистрирующего документа

Ответственный исполнитель

  1. ПРАВА

__________________________________________________ имеет право:

наименование подразделения

Подразделение для решения возложенных на него задач и функций имеет право:

6.1 Давать структурным подразделениям (указать) и отдельным специалистам (указать) рекомендации и указания по вопросам, входящим в компетенцию подразделения.

6.2 Запрашивать и получать от других структурных подразделений (указать каких) организации необходимые документы и материалы (информацию) по вопросам, входящим в компетенцию подразделения.

6.3 Обращаться в соответствии с установленным порядком в вышестоящие организации за разъяснениями по вопросам, входящим в компетенцию подразделения.

6.4 Вести переписку по вопросам, входящим в компетенцию подразделения, а также по другим вопросам, не требующим согласования с руководителем организации.

6.5 Представительствовать от имени организации по вопросам, относящимся к компетенции подразделения, во взаимоотношениях государственными и муниципальными организациями, а также другими предприятиями, организациями, учреждениями.

6.6 Проводить и участвовать в совещаниях по вопросам, входящим в компетенцию подразделения.

6.7 В необходимых случаях, при решении вопросов, связанных с поручением руководства организации, привлекать в установленном порядке к совместной работе сотрудников других подразделений организации.

6.8 Пользоваться иными правами, предусмотренными законодательством и иными правовыми актами Российской Федерации.

  1. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

7.1 Руководитель и работники _____________________________________несут ответственность за:

наименование структурного подразделения

надлежащее выполнение подразделением возложенных функций и обязанностей;

правильность и полноту использования предоставленных данных;

обеспечение выполнения плановых заданий или плановых показателей, закрепленных за подразделением;

исполнительскую дисциплину в подразделении;

соблюдение действующего законодательства;

соблюдение Правил внутреннего распорядка, техники безопасности, производственной санитарии и мер противопожарной безопасности;

последствия принимаемых решений, сохранность и эффективное использование имущества подразделения, а также результаты его деятельности

обеспечение соответствия должностных инструкций работников положению о подразделении.

    1. Ответственность других работников устанавливается должностными инструкциями.

    2. Матрица распределения ответственности в подразделении приведена в Приложении 3.

Разработано: _______________________________________

(должность, Ф.И.О. руководителя подразделения)

Согласовано:

Проректор по виду деятельности _________________________________________

Ф.И.О.

Представитель руководства по качеству_______________________________

Ф.И.О.

Начальник управления кадровой политики ____________________________

Ф.И.О.

Начальник финансово-экономического управления___________________________

Ф.И.О.

Начальник управления правового обеспечения,

делопроизводства и менеджмента качества _______________________________

Ф.И.О.

ПРИЛОЖЕНИЯ

Приложение № 1 к

Положению о подразделениях

Структурная схема

(подразделения)

Должность руководителя подразделения


I) Структурное звено подразделения (должность работника)

II) Структурное звено подразделения (должность работника)


Приложение № 2 к

Положению о подразделениях

Выписка из штатного расписания

Приложение № 3 к

Положению о подразделениях

Матрица ответственности

функции из раздела 4.1

Наименование должности руководителя подразделения

Наименование

должности 1-го работника (должностная инструкция, номер)

Наименование

должности 2-го работника (должностная инструкция, номер)

Наименование

должности

n-го работника (должностная инструкция, номер)

1

2

3

n

Примечания:

1. В графе 1 можно указывать и наименование функции.

2. Матрица ответственности может быть размещена на нескольких листах или на одном листе формата А4.

3. На пересечении столбцов и строк необходимо проставить буквы Р – руководит выполнением функции; О – отвечает за выполнение функции; У – участвует в выполнении функции

Список рассылки

п/п

Наименование

подразделения

Дата

рассылки

ФИО лица,

получившего документ

Подпись

Лист регистрации изменений

№ изм.

Номера листов

Номер извещения

об измен.

Подпись

Дата

Срок введения

изменения

измененных

замененных

новых

аннулированных

Стандарт организации разработал:

Ведущий инженер отдела менеджмента качества

Л.И. Соколова

СОГЛАСОВАНО:

Начальник Управления правового обеспечения, делопроизводства и менеджмента качества

Л.П. Чистякова

Представитель руководства по качеству

Э.В. Злобин

Начальник отдела стандартизации и метрологии научно-образовательной деятельности

С.Н. Кузнецов